Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Aydınlatma Metni

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Kaşe Ofis Yazılım ve Ticaret Limited Şirketi (“Kaşe Ofis” veya “Şirket”) tarafından, aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

Unvan

Kaşe Ofis Yazılım ve Ticaret Limited Şirketi

Adres

Cumhuriyet Mah. Anadolu Cad. No: 41-O, Silivri / İstanbul

Vergi kimlik no

5281658271

MERSİS no

[MERSİS NO]

Telefon / WhatsApp

0552 803 50 50

KEP adresi

[KEP ADRESİ]

E-posta

kaseofisveyazilim@gmail.com

İnternet sitesi

kaseofis.com

Bu aydınlatma metni; kaseofis.com ziyaretçilerine, sitedeki iletişim ve talep formlarını dolduran kişilere, müşteri ve müşteri adaylarımız ile bunların çalışan ve yetkililerine yöneliktir. Yazılımı kullanan mali müşavirlerin kendi mükelleflerine ait veriler bakımından geçerli rol ayrımı, 2. bölümde açıklanmıştır.

Kaşe Ofis yazılımı, öncelikle kullanıcının kendi bilgisayarında çalışan bir uygulamadır; mükellef verileri varsayılan olarak kullanıcının cihazında, yerel veri tabanında tutulur. Bu kullanım biçiminde söz konusu veriler Şirket'e ulaşmaz ve Şirket tarafından hiçbir şekilde işlenmez.

Bulutta işlenen veriler hakkında bilinmesi gerekenler:

• Bulut eşitlemesi isteğe bağlıdır; kullanıcı açmadıkça veriler yalnızca yerel cihazda kalır.
• Bulut eşitlemesi açıldığında, uygulama verileri şifreli bağlantı üzerinden bulut altyapısına aktarılır ve orada saklanır.
• Bilgisayar kapalıyken hatırlatma gönderebilmek için bulutta bir hatırlatma motoru çalışır; bu motor, takvim entegrasyonu ve mesaj bildirimleri için gerekli sınırlı veriyi (görev ve son tarih bilgileri, bildirim kanalı bilgileri) işler.
• Mükellefler, KVKK'nın 11. maddesindeki haklarını kendi mali müşavirlerine — yani veri sorumlusuna — karşı kullanır. Şirket'e ulaşan bu nitelikteki başvurular, ilgili veri sorumlusuna yönlendirilir.

Şirket'in veri sorumlusu olduğu süreçlerde işlenen kişisel veri kategorileri şunlardır:

Kimlik

Ad, soyad; müşteri yetkilisi ise temsil ettiği ofis/şirket unvanı

İletişim

E-posta adresi, telefon numarası, adres, KEP adresi

Müşteri işlem

Lisans ve abonelik bilgileri, talep ve sipariş kayıtları, destek talepleri, fatura içeriği

Finans

Ödeme ve tahsilat kayıtları (kart bilgileri Şirket'te tutulmaz; ödeme, ödeme hizmeti sağlayıcısı üzerinden alınır)

İşlem güvenliği

IP adresi, sunucu erişim kayıtları, oturum ve hata kayıtları, uygulama sürüm bilgisi

Hukuki işlem

Sözleşme, yazışma ve olası uyuşmazlıklara ilişkin kayıtlar

kaseofis.com şu an çerez, analitik veya izleme teknolojisi kullanmamaktadır; site ziyareti sırasında yalnızca barındırma altyapısının standart sunucu erişim kayıtları oluşur. Ayrıntı için Gizlilik Politikası'na bakabilirsiniz.

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenir:

• Talep ve başvuruların alınması, değerlendirilmesi ve yanıtlanması,
• Lisans ve abonelik sözleşmelerinin kurulması ve ifası; kurulum, eğitim ve destek hizmetlerinin sunulması,
• Faturalama, tahsilat ve muhasebe süreçlerinin yürütülmesi,
• Hizmetin güvenliğinin sağlanması, hataların tespiti ve giderilmesi,
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurum taleplerinin karşılanması,
• Olası uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması ve korunması,
• Açık rızanızın bulunması hâlinde ürün ve hizmetlerimize ilişkin ticari elektronik ileti gönderilmesi.

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. maddesinde sayılan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

m.5/2-a — Kanunlarda açıkça öngörülmesi

6102 sayılı TTK ve 213 sayılı VUK uyarınca ticari defter, belge ve kayıtların tutulması ve saklanması

m.5/2-c — Sözleşmenin kurulması veya ifası

Lisans ve abonelik ilişkisinin kurulması, hizmetin sunulması, kurulum ve destek süreçleri

m.5/2-ç — Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi

Fatura düzenlenmesi, yetkili kurum ve mahkeme taleplerinin karşılanması

m.5/2-e — Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması

Olası uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılacak kayıtların tutulması

m.5/2-f — Meşru menfaat

Hizmet güvenliğinin sağlanması, erişim kayıtlarının tutulması, hizmet kalitesinin iyileştirilmesi — temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla

m.5/1 — Açık rıza

Ticari elektronik ileti gönderimi ve yalnızca gerekli olduğu hâllerde yurt dışına aktarım (bkz. 7. bölüm)

Kişisel verileriniz; kaseofis.com üzerindeki iletişim ve talep formları, e-posta, telefon ve KEP yazışmaları, sözleşme ve sipariş süreçleri ile uygulama içi destek kanalları aracılığıyla, elektronik veya fiziki ortamda, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanır.

Yurt içi aktarım

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 8. maddesindeki şartlara uygun olarak ve amaçla sınırlı biçimde; talep hâlinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, mali ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için mali müşavir ve hukuk danışmanlarımıza, ödeme hizmeti sağlayıcısına ve hizmet aldığımız barındırma ile e-posta altyapı sağlayıcılarına aktarılabilir.

Yurt dışı aktarım

Bulut eşitleme ve bulut hatırlatma motoru hizmetleri, Supabase Inc. altyapısı üzerinde sunulmaktadır; sunucular Avrupa Birliği (Almanya — Frankfurt) konumundadır. kaseofis.com sitesinin barındırma hizmeti ise Netlify Inc. (ABD) üzerinden sağlanır. Sunucuların yurt dışında bulunması hâlinde aktarım, KVKK'nın 9. maddesine uygun olarak; Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilmiş bir yeterlilik kararının varlığına, yoksa Kanun'da sayılan uygun güvencelerden birine — özellikle Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşmenin imzalanması ve süresi içinde Kurum'a bildirilmesine — dayanılarak gerçekleştirilir. Bu güvencelerin sağlanamadığı arızi hâllerde aktarım, ancak Kanun'daki istisnai şartlar çerçevesinde ve gerektiğinde açık rızanıza dayanılarak yapılır.

Kişisel verileriniz hiçbir şekilde satılmaz ve pazarlama amacıyla üçüncü kişilerle paylaşılmaz.

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre ve her hâlde ilgili mevzuatta öngörülen azami süreler boyunca saklanır; sürenin dolması veya işleme şartlarının ortadan kalkması hâlinde periyodik imha dönemlerinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Sözleşme, fatura ve ticari defter kayıtları

10 yıl (6102 sayılı TTK m.82)

Vergisel belge ve kayıtlar

5 yıl (213 sayılı VUK m.253)

Ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtları

Ret bildiriminden itibaren 3 yıl (Ticari İletişim Yönetmeliği)

Talep formu ve müşteri adayı kayıtları

Sözleşme kurulmazsa son temastan itibaren en geç 2 yıl

İşlem güvenliği ve erişim kayıtları

İlgili mevzuatta öngörülen asgari süreler (kural olarak 2 yıl)

Bulut eşitlemesi kapsamında veri işleyen sıfatıyla sakladığımız veriler, veri sorumlusu mali müşavirin hesabı ve talimatları çerçevesinde tutulur; hesabın kapatılması veya silme talebi hâlinde bu veriler Gizlilik Politikası'nda açıklanan usulle silinir.

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, veri sorumlusuna başvurarak;

• a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• d) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• e) KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• g) İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• ğ) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Yukarıdaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak aşağıdaki kanallardan bize iletebilirsiniz:

Yazılı başvuru

Islak imzalı dilekçe ile elden veya noter aracılığıyla: Cumhuriyet Mah. Anadolu Cad. No: 41-O, Silivri / İstanbul

Kayıtlı elektronik posta

[KEP ADRESİ]

Güvenli veya mobil elektronik imza

kaseofisveyazilim@gmail.com adresine imzalı belge ile

Sistemimizde kayıtlı e-posta

Daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden: kaseofisveyazilim@gmail.com

Başvurunuzda; ad, soyad, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası veya varsa kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas e-posta adresi ve telefon numarası ile talep konusunun bulunması zorunludur.

Başvurunuz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, Kurul'a şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.

Bir mali müşavirin mükellefi iseniz ve talebiniz mükellef verilerinize ilişkinse, başvurunuzu veri sorumlusu sıfatını taşıyan mali müşavirinize yöneltmeniz gerekir; Şirket'e ulaşan bu nitelikteki başvurular ilgili veri sorumlusuna iletilir.